4 Formas de dar un Cambio de Imagen a tus Presentaciones

4 Formas de dar un Cambio de Imagen a tus Presentaciones de Administración de Categorías

Traducción al Español: Paty López

¿Tus presentaciones necesitan una “manita de gato”? Comienza con los básicos de comunicación visual y storytelling.

Las presentaciones se han vuelto la herramienta de comunicación por excelencia en los negocios. Se han iniciado compañías, se han lanzado productos, las audiencias se han educado –en menor o mayor medida por la calidad de las presentaciones. De la misma manera, ideas, esfuerzos e incluso carreras pueden truncarse debido a comunicaciones no efectivas. Dentro de los millones de presentaciones elaboradas cada día, solo un pequeño porcentaje es realmente bien elaborado.

La razón de esto es una falta de habilidades en comunicación visual. A la mayoría de nosotros no se nos enseñó cómo movernos de la expresión verbal a la expresión visual (o ni siquiera hemos tenido un curso de PowerPoint). Como comunicadores, aprender a crear historias visuales que conecten con nuestra audiencia es fundamental. Convertir información y analíticos de administración de categorías en una presentación irresistible de PowerPoint que comprometa a la audiencia comienza con los básicos – ¡necesitas prestar igual atención al desarrollo de la historia visual y a comunicar las partes de la presentación!

 ¿La oportunidad? Comienza con los básicos sobre cómo usar PowerPoint y crea lógica y fluidez en tus diapositivas. Una vez que desarrollas tus habilidades de comunicación visual y storytelling, puedes comenzar a aprender donde y como añadir los datos e insights a tus presentaciones para crear presentaciones de ventas basadas en datos efectivas.

 Te compartimos algunos recursos que te ayudarán a comenzar a crear presentaciones más visuales que comuniquen efectivamente:

1. Descarga el infográfico: “¿Cuando usar gráficos circulares en lugar de gráficos de barras?”
2. Video de Avance del Curso: Habilidades para el Desarrollo de Presentaciones en PowerPoint.
3. Detalles del Curso: Habilidades para el Desarrollo de Presentaciones en PowerPoint.

Siguiendo los siguientes 4 pasos, serás capaz de tomar datos e insights y convertirlos en una historia irresistible que comprometerá e informará a tu audiencia,  haciendo más sencillo para ellos decir “si” a tu idea.

 4 pasos para presentaciones irresistibles de Administración de Categorías:

1. Configura correctamente tu presentación en PowerPoint 

¿Alguna vez te has sentido frustrado y que estás gastando el tiempo en PowerPoint teniendo que dar formato una y otra vez a tu diapositiva? Hay una solución. Existen estilos de diseño, plantillas y Diapositivas Maestras, que son fundamentales en PowerPoint –te permiten crear una base desde la cual todas tus diapositivas se derivan dentro de una presentación. Si no sabes cómo usar estas funciones en PowerPoint, es muy probable que estés desperdiciando tu tiempo.

 Te compartimos una breve evaluación. Si haces algo de lo siguiente, debes empezar a trabajar con algunos básicos sobre plantillas y Diapositivas Maestras:

• Cambiar fuentes o color de letra en cada diapositiva porque el diseño por default es incorrecto;
• Copiar tu logo o agregar manualmente el número de página en cada diapositiva;
• Crear gráficas o SmartArt y manualmente cambiar los colores a los colores de tu empresa; y/o-
• Constantemente cambiar el tamaño de las cajas de texto O tipos de viñetas en cada diapositiva.

2. Agrega contenido a tu presentación de PowerPoint efectivamente

Existen dos maneras de agregar contenido a tu presentación: contenido existente y contenido nuevo. Es importante entender cómo insertar contenido existente y como construir contenido nuevo usando algunas de las funciones disponibles para ti, incluyendo:

• Copiar y pegar tablas desde Excel u otros programas en PowerPoint; y
• Agregar gráficas de SmartArt –incluyendo jerarquías, listas, procesos- para convertir viñetas en un diagrama visualmente más atractivo.

Puedes ahorrar mucho tiempo – ¡y evitar frustraciones! -  entendiendo qué opción es la mejor para ti, y cómo hacerlo de manera más efectiva, antes de crear tu presentación.

3. Crea presentaciones con lógica y fluidez

 Primero, necesitas identificar las características, conocimiento y necesidades de tu audiencia, de manera que estés entregando la presentación “correcta” a la audiencia “correcta”. Para conocer a tu audiencia tienes que entender lo que ellos necesitan/quieren saber, cuál es su experiencia, formación académica, entre otras cosas.

Definir a tu audiencia es la mejor manera de considerar el diseño, estructura y entrega de tu presentación. La estructura es importante porque una presentación bien ordenada es importante para transferir a la audiencia la seguridad de que el presentador  sabe de lo que está hablando. Ganarás la confianza de tu audiencia y estarán más dispuestos a escucharte.

Una vez definida tu audiencia, necesitas definir el propósito u objetivos generales de tu presentación. Para determinar tu propósito, pregúntate:

• ¿Cuáles son los principales puntos que quiero que mi audiencia “se lleve” de mi presentación?
• ¿A qué nivel quiero que entiendan o conozcan mis puntos principales?
• ¿Hay algún “accionable” que quiero que mi audiencia inicie luego de la presentación?

 Entendiendo tu audiencia y definiendo el propósito u objetivos de tu presentación, tendrás un fundamento fuerte sobre el cual construir el flujo. El resto de tu presentación deberá adherirse al propósito que has definido. Recuérdate a ti mismo el propósito mientras desarrollas tu presentación –te ayudará a mantener el rumbo.

4. Crea los visuales y gráficas correctas

Usar gráficas inadecuadas en una presentación tiende a distraer a tu audiencia y dejar que por sí mismos resuelvan las diferencias visuales e inconsistencias en su mente. No usar gráficos dejará a tu audiencia aburrida y menos comprometida –tu trabajo es encontrar el balance. Tu contenido puede ser increíble –con insights y recomendaciones que “cambiarán el juego”, pero si no las presentas con el flujo correcto (como mencionamos previamente) y de una forma que comprometa visualmente, tu audiencia podría no ver ni escuchar la historia que tú les estás contando.

Aquí hay algunos errores comunes que debemos evitar (¡la mayoría somos culpables de algunos de ellos!):

Recuerda, la consistencia es clave – mantén las mismas fuentes y colores a lo largo de tus diapositivas.

También asegúrate de usar las gráficas correctas. Las gráficas circulares funcionan solo para mostrar grandes diferencias en proporción, especialmente porcentajes. Las gráficas de barras son visualmente más precisas que las gráficas circulares. Da click para descargar un gran recurso que explica cuándo usar gráficas circulares vs gráficas de barras.

¡Mejorar tus habilidades de presentación en Administración de Categorías puede convertir tus presentaciones de buenas a excelentes!

Recuerda que el componente visual es importante –no importa qué tan bueno sea tu contenido (ya sea una presentación de administración de categorías, una revisión de negocio o un lanzamiento de producto), si a tu presentación le falta atractivo visual y/o no tiene la lógica y flujo correctos, no has hecho todo lo posible para convencer a tu audiencia.

 ¿Estás buscando más información para construir tus habilidades de PowerPoint y presentación?

 Category Management Knowledge Group puede ayudarte a ti y a tu equipo u organización a aprender más a través de una capacitación individual o un programa personalizado. Tenemos algunas opciones excelentes de capacitación en administración de categorías disponibles para cumplir con tus necesidades. Revisa nuestra capacitación acreditada sobre “Habilidades para el Desarrollo de Presentaciones en PowerPoint”o revisa el avance de la capacitación aquí.